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在对外贸易活动中，商务信函是贸易双方沟通交流的一种重要方式，随着中外贸易活动的不断增多，跨语言、跨文化的商务信函交流也越来越多，在国际贸易中，商务信函的写作和翻译都会涉及到双方的经济利益，因此，商务信函的写作和翻译的重要习惯不言而喻。
一般来说，商务信函在写作格式和行文规则方面都有着具体的要求，语言上多采用正式的商务语言，但随着时代不断发展，商务信函用语偶尔也追求简单明了，商务信函中也会有日常用语，不再只是全文采用专业规范的商务语言。
商务信函的翻译是重要的商务文件翻译，翻译的首要原则就是准确传达原文的事实信息，也就是说，商务信函中的术语翻译必须要规范，对具体数据信息翻译要精准，用词用语要规范，符合商务信函在不同文化情况下的用词用语习惯。
商务信函翻译一般具有格式固定、选词正式、行文严谨等语体特点，通常被称为7个C原则：Completeness(完整)，Concreteness(具体)，Correctness(正确)，Conciseness(简洁)，Clearness(清楚)，Courtesy(礼貌)，Consideration(体谅)。以下从词汇、语法、修辞三方面来具体探讨一下商务信函的特点。
（一）词汇层面1.用词正式规范：商务英语信函经常以意义相同或者相近的书面词语代替基本词汇和口语词汇。如：We are pleased to advise you that your order NO.105 has dispatched in accordance with your instruction.我们很高兴通知你们：第105号订单货物已遵照你方指示运出。上例中使用了正式的书面词汇dispatch,而没有用口语词汇send.类似的例子还有口语中常常使用的动词和动词短语tell, copy, go on, add to被较正式的inform,duplicate,continue,supplement所代替，过于简单化口语化的某些介词和副词如because,about,if,like,for,or等会被比较正式规范的介词短语所代替，如：on the grounds that,with refernce to(in respect to;with regarding to),in the event of(in the case of ),for the purpose of.2.用词专业性强：商务信函翻译用词专业性强主要表现在使用大量的专业术语、缩略语以及行话。如（1）专业术语 trimming charges:平仓费 surcharge:附加费 insurance policy：保险单 （2）缩略语：商务信函中往往用语简洁精练，杭州翻译可以经常发现一些缩略词和缩略语，缩略词和缩略语的运用可精简篇幅，以使信函短小精悍、一目了然，如：am(上午)，pm(下午)，WTO(世界贸易组织)，ISO(世界标准化组织)等。
3.行话：在商务函电中，本来意义差异很大的词汇在特定的语境中表达内涵和外延非常相似。如：offer,quotation都表示“报价，发盘”；fulfill,complete,execute an order都表示“执行订单”。
